Vous venez d’être informé d’allégations de fraude ou d’inconduite de la part d’un employé. Par où commencer? Quelles actions doivent être priorisées?
Voici huit considérations à placer au haut de votre liste.
1. Évaluer la nature et la crédibilité des allégations
Dans un premier temps, posez-vous les questions suivantes :
- Qui est la ou les personnes visées?
- Qu’est-ce qui est reproché exactement?
- La source est-elle connue et est-elle crédible?
- Les allégations sont-elles plausibles?
- Existe-t-il des éléments de corroboration préliminaires?
Bien qu’il ne faille jamais prendre à la légère ce type d’allégation, il demeure important de se poser ces questions, car les réponses influenceront les décisions qui suivront.
2. Comprendre les risques et impacts potentiels
L’analyse des risques et des impacts potentiels va de pair avec l’évaluation de la nature et de la crédibilité des allégations. Il faut notamment tenter de déterminer :
- Les pertes financières potentielles;
- Les risques réglementaires;
- Les risques opérationnels;
- Les impacts potentiels sur les états financiers;
- Les implications pour les dirigeants et le conseil d’administration.
Une allégation fondée doit faire l’objet d’une investigation. Les risques et les impacts potentiels influenceront principalement le niveau et le type de travaux d’enquête requis.
3. Déterminer les parties prenantes qui devraient être impliquées
Cette considération est très importante. La règle d’or est d’impliquer le moins de personnes possible, particulièrement au début d’une enquête.
La décision quant aux personnes à impliquer dépendra de la nature des allégations, des individus concernés, de leur rôle au sein de l’organisation, ainsi que de leurs liens avec la direction. Par exemple, la personne visée occupe-t-elle un poste de gestion? A-t-elle une relation privilégiée avec un membre de la direction?
Selon les circonstances, les parties prenantes pouvant être impliquées incluent souvent :
- La direction;
- Les ressources humaines;
- La conformité;
- Les technologies de l’information;
- Les conseillers juridiques;
- Les juricomptables.
En ce qui concerne les parties prenantes internes, la sélection des personnes impliquées doit être stratégique et ciblée. Par exemple, si votre équipe TI est requise dans le cadre de l’enquête et qu’elle comporte plusieurs professionnels, déterminez qui est la meilleure personne pour vous assister et limitez initialement l’implication à cette personne.
Considérant les enjeux juridiques potentiels associés à ce type de situation (emploi, réglementation, litige, etc.), l’implication de conseillers juridiques est également fortement recommandée.
L’implication de juricomptables dès le début du processus est également fortement recommandée, et je parle ici d’expérience. Notre contribution peut souvent être limitée au début d’un dossier, tout en demeurant hautement stratégique.
Je constate trop souvent, dans certains dossiers où nous sommes impliqués tardivement dans le processus d’enquête interne, que le travail à effectuer devient beaucoup plus important et parfois plus limité en raison d’étapes préalables qui n’ont pas été exécutées adéquatement.
4. Définir la portée et les objectifs de l’enquête
Que cherchez-vous à établir? Quelle est la période visée? Quels livrables devez-vous produire?
Il est essentiel de prendre le temps de répondre à ces questions. L’objectif est de s’assurer que les ressources et les efforts sont dirigés vers les bons éléments. Pour ce faire, il faut avoir une compréhension claire des objectifs à atteindre dans le contexte spécifique de la situation.
5. Comprendre quelles sources d’information sont disponibles
Faites l’inventaire de toutes les sources d’information disponibles. Il y en a souvent plus que nous le pensons. Pensons notamment aux :
- Documents papier et électroniques;
- Courriels;
- Données financières et comptables;
- Données transactionnelles;
- Documents bancaires;
- Appareils corporatifs (cellulaires, tablettes, etc.);
- Données infonuagiques.
Il faut ensuite déterminer quelles sources sont pertinentes dans le contexte de l’enquête interne et des objectifs poursuivis.
6. Préserver l’information potentiellement pertinente
Toute information pouvant être pertinente à l’enquête doit être préservée. Cet aspect est essentiel et malheureusement souvent négligé, principalement de façon involontaire, particulièrement lorsqu’il est question de documentation électronique.
N’hésitez pas à faire appel à des professionnels si vous ne savez pas comment procéder afin d’éviter des problèmes plus loin dans le processus. Plus important encore : assurez-vous de préserver l’information avant de débuter les travaux d’enquête.
Dans ces situations souvent chargées émotionnellement, la tentation peut être forte de commencer immédiatement à consulter des documents. Toutefois, il est essentiel de respecter la séquence appropriée.
Par exemple, si vous consultez des documents directement à partir du poste informatique de l’employé concerné, vous pourriez, sans même vous en rendre compte, altérer certains éléments. Outre les enjeux juridiques potentiels associés à cette procédure, une telle altération pourrait avoir des conséquences importantes, notamment si une plainte aux autorités est éventuellement déposée.
Les équipes juricomptables comprennent très souvent des professionnels spécialisés en informatique judiciaire qui sont en mesure de préserver et de traiter ce type d’information.
7. Évaluer les obligations de signalement ou de divulgation
Nous avons précédemment abordé l’importance d’impliquer des conseillers juridiques tôt dans le processus. L’évaluation des obligations de signalement et de divulgation constitue une autre considération pour laquelle leur assistance peut être requise.
Pensons notamment aux obligations contractuelles, réglementaires, ainsi qu’aux obligations envers certaines autorités ou certains tiers. Cet aspect est directement lié à l’analyse des risques et des impacts discutée précédemment.
8. Documenter les décisions importantes
Prenez le temps de documenter chacune des démarches entreprises et de maintenir une chronologie des événements.
Dans ces situations où les événements évoluent rapidement et où les enjeux peuvent rapidement devenir importants, il est essentiel de documenter les décisions et les actions au fur et à mesure.
Dans une enquête interne, chaque détail peut avoir son importance. Être en mesure de comprendre la séquence des événements et les décisions prises est donc crucial.
Réévaluer la situation régulièrement
Une enquête interne est une situation qui évolue rapidement. Les faits peuvent prendre une direction complètement différente de celle anticipée initialement.
Il est possible que les allégations s’avèrent finalement non fondées ou trompeuses. À l’inverse, il est également possible que le nombre de personnes impliquées ou l’étendue des irrégularités soient beaucoup plus importants que prévu.
Peu importe l’évolution de la situation, il est fort probable que le plan d’action initialement établi sur la base des informations disponibles doive être ajusté. C’est pourquoi il est important de revoir régulièrement les étapes précédentes lorsque de nouveaux éléments émergent.
Conclusion
Une enquête interne efficace repose rarement sur une seule décision ou une seule technique d’enquête. Elle repose plutôt sur une série de décisions prises rapidement, mais de façon structurée, afin de protéger l’organisation, préserver l’information pertinente et établir les faits de manière objective.
Les premières heures et les premiers jours d’une enquête peuvent avoir une influence déterminante sur la suite du processus. Une approche rigoureuse dès le départ permet non seulement d’améliorer la qualité des conclusions, mais également de réduire les risques pour l’organisation.
Chaque situation étant unique, il est essentiel d’adapter l’approche d’enquête en fonction de la nature des allégations, des risques identifiés et des objectifs poursuivis. L’implication des bonnes expertises, qu’il s’agisse de ressources internes, de conseillers juridiques ou de spécialistes en enquête tels que des juricomptables, permet de mieux établir les faits et de soutenir la prise de décisions éclairées.
Enfin, une enquête interne doit demeurer un processus dynamique. À mesure que de nouveaux éléments émergent, il est essentiel de réévaluer régulièrement l’approche retenue, les objectifs poursuivis et les travaux à réaliser afin de s’assurer que les efforts demeurent alignés avec l’évolution de la situation.
L’objectif demeure toujours le même : comprendre ce qui s’est réellement passé, établir les faits de façon objective et permettre à l’organisation de prendre les mesures appropriées.