L’identification de doublons fait partie des tests de base exécutés dans la plupart des analyses juricomptables de données. Que ce soit pour nettoyer les données que vous utiliserez pour vos travaux ou pour identifier des irrégularités, comme par exemple une double facturation de la part d’un fournisseur, être en mesure d’identifier ces doublons est important.
Nous verrons dans les sections suivantes différentes techniques qui peuvent être utilisées pour rapidement identifier ces doublons à l’aide du logiciel Excel.
Mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle permet de modifier le format des cellules et de leur contenu respectif en fonction de différents paramètres. Par exemple, vous pourriez mettre comme condition que toute cellule contenant la valeur X soit de couleur rouge. Parmi les conditions prédéfinies, il existe une option permettant de détecter les valeurs en double. Pour se faire, vous devez suivre les étapes suivantes:
1) Sélectionnez les données sur lesquelles vous désirez appliquer la mise en forme conditionnelle. Dans notre exemple, il s’agit de la colonne Numéro de facture.
2) Dans l’onglet Accueil, ouvrez le menu déroulant Mise en forme conditionnelle et sélectionner Règles de mise en surbrillance des cellules => Valeurs en double.
3) Sélectionner le format à utiliser pour les doublons identifiés. Ici, nous avons conservé l’option par défaut, soit Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé.
Une fois ces trois étapes simples exécutées, les valeurs en double identifiées utiliseront le format sélectionné, soit ici une cellule rouge.
À ce point, vous serez en mesure d’utiliser les filtres Excel pour isoler ces doublons et en effectuer l’analyse.
La localisation des différents menus et options peuvent varier d’une version d’Excel à une autre.
L’utilisation de formules Excel
La mise en forme conditionnelle est pratique pour identifier visuellement les doublons, mais n’est pas appropriée pour être utilisée dans le cadre d’analyses plus poussées. Par exemple, disons que vous désirez identifier toutes les factures dont le numéro est un doublon et pour laquelle la date est antérieure à l’année 2020. Puisque la mise en forme conditionnelle ne peut être prise en considération par les formules Excel, si nous voulons automatiser l’analyse décrite précédemment, nous devons identifier les doublons à l’aide de formules Excel.
1) Trier en ordre croissant la colonne pour laquelle vous voulez identifier les doublons.
2) Créer une nouvelle colonne adjacente dans laquelle vous exécuterez votre formule Excel. Aux fins du présent exercice, appelons-la doublon.
3) Maintenant, deux formules peuvent être utilisées. La plus simple est de comparer la valeur de la ligne concernée avec celle de la ligne précédente. Vous pouvez débuter à partir de la deuxième ligne (puisque la première n’a aucune ligne précédente permettant une comparaison). Dans l’exemple présenté à l’image suivante, la formule est =A3=A2. Cette formule retournera la valeur VRAI si les deux données comparées sont identiques et FAUX si elle sont différentes.
4) Il ne reste maintenant qu’à copier cette formule sur toutes les lignes.
Si vous désirer faire apparaître une autre valeur dépendant du résultat, la formule SI peut être utilisée. Disons que vous désirez afficher un X lorsqu’il s’agit d’un doublon et garder la cellule vide lorsque ce n’est pas le cas, la formule suivante peut-être utilisée: =SI(A3=A2;"X";"")
Une fois l’analyse terminée, je vous recommande de remplacer les formules par les valeurs (résultats). Les résultats seront ainsi enregistrés et vous pourrez par la suite filter et trier les colonnes sans impacter les résultats. Pour se faire, vous n’avez qu’à sélectionner la colonne, copier son contenu et utiliser l’option Valeur dans le menu Coller.
Et voilà deux méthodes faciles d’application qui seront assurément vous aider en cas de besoin.
